Spadek liczby zwolnień lekarskich nie przekłada się na istotne ograniczenie skali absencji pracowników. W pierwszym półroczu 2026 r. Polacy spędzili na zwolnieniach 147,7 mln dni – niemal tyle, co rok wcześniej, ale jednocześnie rośnie udział nieobecności trwających od 11 do 30 dni. Dla produkcji, logistyki i magazynowania oznacza to konkretne ryzyko: zakład może mieć formalnie pełną załogę, a mimo to nie być przygotowany na obsadzenie wszystkich stanowisk na zmianie. Przy pracy operacyjnej coraz ważniejsze staje się więc planowanie nie tylko liczby zatrudnionych, ale również zastępstw, czasu uzupełnienia braków oraz możliwości szybkiego zwiększenia obsady.
Z najnowszych danych ZUS wynika, że w pierwszym półroczu 2026 r. zarejestrowano 14,1 mln zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy, o 2,7 proc. mniej niż rok wcześniej. Liczba dni absencji zmniejszyła się jednak tylko o 0,3 proc. – ze 148,1 mln do 147,7 mln. Jeszcze wyraźniej widać tę różnicę w przypadku zwolnień wystawianych z powodu choroby samego ubezpieczonego. Było ich 11,4 mln, o 2,5 proc. mniej niż przed rokiem, ale obejmowały 123,1 mln dni nieobecności – o 0,6 proc. więcej niż w pierwszej połowie 2025 r. Przeciętne pojedyncze zwolnienie trwało 10,81 dnia.
Z punktu widzenia pracodawcy wniosek jest istotny: mniejsza liczba L4 nie musi oznaczać mniejszego ryzyka dla organizacji pracy. Znaczenie ma nie tylko częstotliwość absencji, lecz także jej długość, koncentracja w konkretnych zespołach i możliwość szybkiego uzupełnienia nieobecnego personelu.
Dlaczego mniejsza liczba zwolnień nie oznacza mniejszego ryzyka kadrowego?
Najwięcej zwolnień związanych z chorobą ubezpieczonego nadal przypada na krótkie nieobecności. Zaświadczenia wystawiane na okres od jednego do pięciu dni stanowiły 44,5 proc. wszystkich takich L4. Jednocześnie udział zwolnień trwających od 11 do 30 dni wzrósł w ciągu roku z 27,9 do 29,3 proc. Zwiększył się także udział zwolnień jednodniowych – z 7,8 do 8,8 proc.
Dla pracodawcy oba rodzaje absencji oznaczają inne ryzyko. Kilkutygodniowa nieobecność tworzy lukę kadrową, którą trzeba zabezpieczyć na dłuższy okres. Przy absencji jedno- lub kilkudniowej największym wyzwaniem jest natomiast czas reakcji – informacja o braku pracownika może pojawić się tuż przed rozpoczęciem zmiany. Szczególnie w produkcji, logistyce i magazynowaniu nie można więc sprowadzać problemu do średniego poziomu absencji w przedsiębiorstwie. Liczy się to, ilu pracowników nie pojawi się jednocześnie, na jakich stanowiskach i czy bez nich proces może być realizowany w zakładanym tempie.
– W pracy operacyjnej nie ma jednej bezpiecznej wartości absencji dla każdej firmy. Pięć nieobecności w kilkusetosobowym zakładzie może nie mieć większego znaczenia, ale te same pięć osób brakujących w jednym zespole albo na stanowiskach wymagających konkretnych uprawnień może już ograniczyć wydajność zmiany. W Gremi Personal jako agencji pracy patrzymy więc nie tylko na liczbę osób, które klient chce zatrudnić. Nasi rekruterzy analizują również, w jakim czasie pracownicy są potrzebni, na jakich zmianach, z jakimi kwalifikacjami i jak duża jest zmienność zapotrzebowania. Dopiero wtedy można ocenić rzeczywiste ryzyko kadrowe pracodawcy – mówi Anna Dzhobolda, Doradca Strategiczny Działu Rekrutacji w Gremi Personal.
Najnowsze dane ZUS dobrze pokazują, dlaczego tego ryzyka nie można traktować jako marginalnego. W pierwszym półroczu 2026 r. najwięcej dni absencji związanej z chorobą ubezpieczonego generowały choroby układu mięśniowo-szkieletowego i tkanki łącznej – 21,6 mln dni, czyli 17,5 proc. całości. Zaburzenia psychiczne i zaburzenia zachowania odpowiadały za 18,2 mln dni (14,8%), a urazy, zatrucia i skutki działania czynników zewnętrznych za kolejne 17,2 mln (14%).
Dla pracodawcy przyczyna nieobecności jest istotna z wielu względów, ale z punktu widzenia ciągłości operacyjnej pozostaje jeden wspólny problem: stanowisko, które miało być obsadzone, przez określony czas pozostaje bez pracownika. Dlatego zarządzanie absencją coraz trudniej oddzielić od rekrutacji, pracy tymczasowej i planowania zasobów. W produkcji i logistyce odporność kadrowa oznacza dziś nie tylko posiadanie odpowiedniej liczby pracowników, lecz także zdolność do jej szybkiego odtworzenia, gdy rzeczywista obsada spada poniżej poziomu potrzebnego do realizacji procesu.
Ilu pracowników naprawdę potrzebuje zakład, żeby utrzymać ciągłość produkcji?
To pytanie staje się szczególnie istotne w przedsiębiorstwach, w których poszczególne etapy procesu są od siebie zależne. Nominalne zapotrzebowanie na 100 pracowników nie musi oznaczać, że zatrudnienie dokładnie 100 osób zapewnia bezpieczeństwo operacyjne. Taki model działa tylko przy założeniu pełnej dostępności całej załogi.
W praktyce do absencji chorobowej dochodzą urlopy, rotacja, nieobsadzone wakaty czy okresowe wzrosty zapotrzebowania. Dlatego planowanie personelu powinno obejmować nie tylko podstawową obsadę procesu, ale również określenie punktu, w którym brak kolejnych pracowników zaczyna wpływać na wydajność, realizację zamówień albo możliwość utrzymania wszystkich stanowisk.
Nie oznacza to automatycznie konieczności zwiększania liczby stałych etatów. Dla przedsiębiorstw o zmiennym zapotrzebowaniu rozwiązaniem może być model łączący stałą załogę z możliwością okresowego zwiększenia liczby pracowników, poprzez pracę tymczasową, wcześniej zbudowaną pulę kandydatów lub outsourcing wybranych procesów. Plan zatrudnienia oparty wyłącznie na pełnej obecności załogi może być efektywny kosztowo na papierze, ale pozostawia przedsiębiorstwo bez bufora na nieprzewidziane braki kadrowe.
Kiedy absencja pracownika staje się ryzykiem dla produkcji lub logistyki?
Granica przebiega tam, gdzie brak personelu zaczyna wpływać na realizację procesu. Jedna nieobecność może pozostać zdarzeniem kadrowym. Kilka lub kilkanaście absencji skoncentrowanych na tej samej zmianie może wymusić zmianę grafiku, przesunięcie pracowników między stanowiskami, uruchomienie nadgodzin albo ograniczenie części operacji.
Ryzyko rośnie, jeżeli brakującego pracownika nie można zastąpić dowolną osobą. Dotyczy to stanowisk wymagających określonych kwalifikacji, uprawnień, znajomości procesu czy wcześniejszego przeszkolenia. Wówczas sama dostępność kandydatów na rynku nie rozwiązuje problemu – znaczenie ma możliwość pozyskania odpowiedniego pracownika w odpowiednim czasie.
– Największym błędem jest uruchamianie rekrutacji zastępczej dopiero wtedy, kiedy niedobór zaczyna wpływać na proces. Jeżeli firma wie, że jej obsada regularnie zmienia się o kilkanaście czy kilkadziesiąt osób, można wcześniej przygotować źródła kandydatów, model pracy tymczasowej czy harmonogram zwiększania zatrudnienia. Gremi Personal prowadzi rekrutacje pracowników m.in. dla produkcji, logistyki i magazynowania, dlatego z perspektywy agencji widzimy, że przewaga nie polega wyłącznie na znalezieniu kandydatów. Kluczowe jest skrócenie czasu pomiędzy pojawieniem się zapotrzebowania a realnym wejściem pracownika do procesu – wyjaśnia Anna Dzhobolda.
W przypadku pracowników zagranicznych ten czas wymaga dodatkowo uwzględnienia kwestii związanych z legalnym zatrudnieniem oraz, zależnie od sytuacji pracownika, legalnością pobytu i wymaganymi dokumentami. Dlatego rekrutacja cudzoziemców jako element zabezpieczenia obsady wymaga wcześniejszego planowania, a nie działania dopiero w momencie wystąpienia braku kadrowego.
Bufor kadrowy nie powinien być utożsamiany z zatrudnianiem dodatkowych osób bez konkretnego zapotrzebowania. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa istotniejsza jest zdolność do zwiększenia obsady w określonym czasie. Pierwszym krokiem jest analiza własnej absencji i rotacji, nie tylko w skali całej firmy, ale według zmian, stanowisk i okresów roku. Drugim jest określenie minimalnej obsady, poniżej której proces zaczyna tracić wydajność. Trzecim – ustalenie, ile czasu zajmuje realne uzupełnienie brakujących pracowników. Dopiero zestawienie tych informacji pozwala odpowiedzieć, czy przedsiębiorstwo potrzebuje większej stałej załogi, puli kandydatów gotowych do zatrudnienia, pracowników tymczasowych, czy elastycznego skalowania konkretnego procesu.
W praktyce agencji pracy oznacza to również konieczność utrzymywania ciągłości rekrutacji. Gremi Personal, działające na polskim rynku pracy i specjalizujące się m.in. w rekrutacji pracowników operacyjnych z Polski i zagranicy, wykorzystuje sieć rekrutacyjną do pozyskiwania kandydatów także w sytuacjach, gdy zapotrzebowanie klienta zmienia się w krótkim czasie. Taki model zmienia rolę pracy tymczasowej. Nie służy ona wyłącznie obsłudze sezonowych szczytów. Może być również elementem zarządzania ryzykiem kadrowym, kiedy firma potrzebuje elastycznie zwiększać liczbę pracowników bez trwałego rozbudowywania stałego zatrudnienia.
Dlaczego problem obsady zyskuje na znaczeniu, gdy przemysł zwiększa produkcję?
Najnowsze dane GUS pokazują dodatkowy kontekst dla decyzji kadrowych przedsiębiorstw. W lipcu 2026 r. produkcja sprzedana przemysłu była o 5,1 proc. wyższa niż rok wcześniej, a w okresie styczeń-lipiec wzrosła o 3,6 proc. r/r. Jednocześnie przeciętne zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw było w lipcu o 0,8 proc. niższe niż rok wcześniej.
Nie oznacza to automatycznie bezpośredniego związku przyczynowego między tymi wskaźnikami. Pokazuje jednak szersze otoczenie, w którym przedsiębiorstwa zwiększają produkcję przy jednoczesnym utrzymywaniu ostrożnej polityki zatrudnienia. W takim modelu każda luka w obsadzie może mieć większe znaczenie dla realizacji bieżących zamówień.
– Elastyczność kadrowa zaczyna mieć wymierną wartość biznesową wtedy, gdy firma może zwiększyć obsadę bez budowania kosztu stałego na poziomie odpowiadającym maksymalnemu zapotrzebowaniu. W pracy z klientami widzimy, że decyzja o wykorzystaniu pracy tymczasowej coraz częściej wynika nie tylko z sezonowości. Jest elementem planowania ryzyka: przedsiębiorstwo utrzymuje podstawową załogę, ale jednocześnie ma przygotowany mechanizm zwiększenia liczby pracowników, kiedy rośnie produkcja, absencja lub liczba zamówień. To pozwala traktować zatrudnienie jako zasób, którym można zarządzać wraz ze zmianą potrzeb operacyjnych – uzupełnia ekspertka międzynarodowej agencji zatrudnienia Gremi Personal.
Agencja pracy musi znać profil stanowisk, wymagania pracodawcy, strukturę zmian oraz przewidywaną skalę wahań zatrudnienia. W przypadku rekrutacji zagranicznej dochodzą do tego czas pozyskania kandydatów i wymogi legalizacyjne. Bezpieczeństwa kadrowego nie powinno się mierzyć wyłącznie liczbą osób wpisanych do grafiku. Bardziej użytecznym pytaniem jest to, jak szybko przedsiębiorstwo jest w stanie przywrócić wymaganą obsadę, kiedy część pracowników staje się niedostępna.
