Milczenie firm i frustracja kandydatów – 90% doświadczyło braku informacji zwrotnej o odrzuceniu z procesu rekrutacyjnego

Aż 72% rekruterów podkreśla, że jakościowa informacja zwrotna od hiring managera to element kluczowy dla powodzenia całego procesu. Brak feedbacku po zakończonym procesie rekrutacyjnym stanowi jeden z najpoważniejszych czynników obniżających ocenę procesu przez kandydata czyli tzw. Candidate Experience (CX). Profesjonalny feedback nie powinien być obowiązkiem jedynie rekruterów, lecz efektem płynnej współpracy ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces.

Najważniejsze informacje

Ponad 90% kandydatów doświadczyło braku informacji zwrotnej o odrzuceniu z procesu rekrutacyjnego.
84% aplikujących uważa milczenie pracodawców za powtarzającą się na rynku praktykę.
97% badanych uznaje otrzymanie informacji o zakończeniu procesu za kluczowy element rekrutacji.
74% rekruterów oczekuje od hiring managerów precyzyjnego określenia wymagań wobec kandydatów.
59% firm wskazuje brak czasu oraz zbyt dużą liczbę kandydatów jako główną barierę w udzielaniu feedbacku.

Pobierz pełną wersję raportu eRecruiter “Candidate Experience w Polsce 2025” [KLIKNIJ]

Pobierz pełną wersję raportu Pracuj.pl “Od candidate do shared experience. Partnerskie relacje z kandydatami w zmieniającym się świecie” [KLIKNIJ]

Dlaczego milczenie firm frustruje kandydatów?

Porównanie oczekiwań kandydatów z realiami rynkowymi pokazuje dużą rozbieżność na poziomie komunikacji. Brak odpowiedzi po zakończonych rozmowach to wciąż najczęstszy błąd pracodawców, który bezpośrednio rzutuje na negatywne postrzeganie firmy na rynku pracy. Statystyki są w tym zakresie jednoznaczne – ponad 90% kandydatów znalazło się w sytuacji, w której nie przekazano im żadnej informacji o odrzuceniu ich kandydatury. Co więcej, aż 84% uczestników procesów rekrutacyjnych uznaje to zjawisko za regularnie powtarzającą się praktykę rynkową.

Dane dowodzą, że transparentność jest fundamentem relacji z kandydatem. Otrzymanie informacji o zakończeniu rekrutacji jest ważne dla prawie wszystkich (97%) badanych. Wymagania aplikujących stają się także coraz większe – niemal połowa z nich (46%) oczekuje informacji o powodach odrzucenia, nawet na bardzo wczesnym etapie, np. bezpośrednio po wstępnej selekcji przesłanych dokumentów CV.

Rosną oczekiwania kandydatów co do otwartości i szczerości w procesach rekrutacyjnych, co wymusza na organizacjach wdrożenie nowych standardów komunikacji. Aplikujący nie mogą być pozostawieni bez odpowiedzi, bo w dłuższej perspektywie spowoduje to straty wizerunkowe. To z kolei może odbić się na jakości kolejnych aplikacji i trudności w zatrudnieniu odpowiednich pracowników. Należy głośno przypominać, że feedback to nie jest dodatkowa uprzejmość tylko stały element procesu. Oczywiście, wymaga to poświęcenia czasu i zasobów, ale kandydaci i rynek to doceni.

– ocenia Martyna Wasilewska, Team Leader w eRecruiter.

Gdzie leży problem? Czas, priorytety i rola hiring managera

Przeszkody w sprawnym dostarczaniu informacji zwrotnej to przede wszystkim ograniczenia administracyjne w samej organizacji oraz braki szeroko pojętych zasobów. Aż 59% przedsiębiorstw tłumaczy brak feedbacku deficytem czasu lub przytłaczającą liczbą napływających aplikacji. Zauważalną przeszkodą jest również nieodpowiednia priorytetyzacja działań – 44% firm koncentruje swoją komunikację wyłącznie na osobach zakwalifikowanych do dalszych etapów procesu.

Skuteczna komunikacja z rynkiem pracy wymaga od organizacji pełnego zaangażowania i traktowania zespołów HR jako równorzędnych partnerów. Specjaliści ds. rekrutacji precyzyjnie określają swoje oczekiwania względem kadry zarządzającej. Zdecydowana większość (74%) wymaga od hiring managerów (liderów zespołów poszukujących nowych pracowników) sformułowania ścisłych wytycznych dotyczących profilu kandydata. Dodatkowo, 72% rekruterów uznaje za niezbędne dostarczenie jakościowego feedbacku po spotkaniach, a 56% zwraca uwagę na konieczność utrzymania zdyscyplinowanej komunikacji na każdym etapie trwania projektów rekrutacyjnych.

Brak płynnej współpracy na linii HR-biznes to główne źródło opóźnień w procesach decyzyjnych. Menedżerowie szukający pracowników muszą pełnić rolę aktywnych uczestników rekrutacji. Bez ustalonych kryteriów oceny i bezzwłocznej wymiany informacji, działy HR pozostają pozbawione merytorycznych podstaw do w 100% profesjonalnego kontaktu z aplikującymi. Każda ze stron, HR i hiring managerowie, dostarczają własnej unikalnej perspektywy. Rekruterzy znają realia rynku pracy, a liderzy mają lepszą wiedzę o niuansach biznesowych. Połączenie tych perspektyw to recepta na możliwie najbardziej sprawną rekrutację.

– twierdzi Monika Malicka, Product Manager w eRecruiter.

Jak odpowiednie narzędzia mogą skracać czas odpowiedzi

Obecnie co czwarty pracodawca (25%) wskazuje brak zautomatyzowanych systemów powiadomień jako kluczową przyczynę braku informacji zwrotnej dla kandydatów. Trafnie dobrane narzędzia mogą stanowić wsparcie w rozwiązaniu problemów z płynnością komunikacji.

Oprogramowanie ATS zdejmuje z zespołów rekrutacyjnych oraz kadry zarządzającej znaczną część prostych, powtarzalnych obowiązków, zdecydowanie przyspieszając przepływ informacji. Szybka możliwość oceny profilu kandydatów czy współdzielenie cyfrowych notatek to jedna z opcji na pozbycie się wąskich gardeł w komunikacji między HR i biznesem. A to już połowa sukcesu rekrutacji.

– komentuje Monika Malicka.

Porządek i technologia

Liczne badania wykazują, że jakość Candidate Experience jest ściśle powiązana ze standardami komunikacji w procesach rekrutacyjnych. Brak rzetelnego feedbacku bezpośrednio nadwyręża wizerunek organizacji, jednak należy zaznaczyć, że jego przyczyny rzadko wynikają z celowych zaniedbań. Punktem wyjścia powinno być uporządkowanie procesów decyzyjnych, zwiększenie odpowiedzialności hiring managerów oraz wdrożenie rozwiązań technologicznych dopasowanych do konkretnej organizacji. Skuteczne połączenie tych aspektów błyskawicznie przyniesie pozytywne efekty, dla każdej ze stron rekrutacji.

O badaniach

Przedstawione w tekście dane pochodzą z dwóch niezależnych źródeł.

Dane dotyczące oczekiwań kandydatów wobec rozmowy z przyszłym przełożonym (m.in. preferowane tematy rozmowy oraz odsetek osób chcących poznać hiring managera już na etapie rekrutacji) pochodzą z 8. edycji raportu „Candidate Experience w Polsce” na rok 2025, przygotowanego przez eRecruiter we współpracy z agencją badawczą Great Digital na reprezentatywnej próbie. W badaniu perspektywy kandydatów wzięło udział 828 osób (w tym 520 specjalistów i 308 pracowników fizycznych), a perspektywę firm zbadano na grupie 498 przedstawicieli pracodawców odpowiadających za procesy rekrutacyjne.