Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy otrzyma szerokie uprawnienia w zakresie kontroli i wykrywania pozornych umów cywilnoprawnych. Zmiany mają też ułatwić prawidłowe kwalifikowanie relacji między stronami. Dotyczy to sytuacji, w których umowa zlecenie, o dzieło lub kontrakt B2B jest faktycznie wykonywana na warunkach właściwych dla umowy o pracę.
Nowe regulacje nie oznaczają automatycznego kwestionowania każdej umowy cywilnoprawnej. Decydować będzie to, jak praca jest faktycznie wykonywana. Przepisy powinny skłonić przedsiębiorców do przeglądu umów i zasad współpracy.
Kiedy umowa cywilnoprawna może zostać uznana za etat?
Umowa zlecenia, o dzieło albo kontrakt B2B mogą zostać zakwestionowane, jeśli sposób wykonywania pracy odpowiada warunkom właściwym dla umowy o pracę. Podstawowe kryteria wynikają z art. 22 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim o stosunku pracy mogą świadczyć m.in.:
- stałe miejsce i godziny wykonywania obowiązków;
- bieżące polecenia oraz nadzór ze strony przełożonego;
- obowiązek osobistego świadczenia pracy;
- wykonywanie stałych, powtarzalnych zadań w strukturze firmy;
- regularne wynagrodzenie niezależne od efektu konkretnego zlecenia;
- brak realnej swobody w organizacji pracy.
– Sama nazwa umowy nie przesądza o charakterze współpracy. Jeżeli zleceniobiorca albo osoba współpracująca na B2B wykonuje obowiązki tak jak pracownik, PIP może zakwestionować przyjęty model – mówi Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
Kontrola PIP w praktyce
Po wejściu w życie nowych przepisów inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy, jeżeli ustali, że umowa cywilnoprawna jest faktycznie wykonywana w warunkach właściwych dla umowy o pracę. Kontrola nie będzie dotyczyła wyłącznie treści zawartej umowy. Znaczenie mogą mieć także dokumenty potwierdzające sposób wykonywania pracy, organizacja zadań, harmonogramy, zasady raportowania, komunikacja z przełożonymi czy faktyczna samodzielność osoby wykonującej zadania.
Procedura ma mieć charakter etapowy. W pierwszej kolejności inspektor będzie mógł wezwać przedsiębiorcę do usunięcia naruszeń. Dopiero brak dostosowania się do zaleceń może prowadzić do wydania decyzji administracyjnej. Od takiej decyzji stronom będzie przysługiwać odwołanie do sądu pracy.
12 miesięcy na uporządkowanie umów
Choć nowe przepisy zaczną obowiązywać już w lipcu br., firmy otrzymają czas na dostosowanie wcześniejszych umów i modelu współpracy do nowych regulacji.
– Przedsiębiorcy, którzy przed wejściem w życie nowych regulacji zawarli umowy spełniające cechy stosunku pracy, mogą skorzystać z 12-miesięcznego okresu abolicyjnego, trwającego do 8 lipca 2027 r. Dobrowolne zawarcie umowy o pracę w tym czasie pozwala uniknąć odpowiedzialności za wykroczenie przeciwko prawom pracownika oraz grzywny, która w tym przypadku może wynosić od 2 000 zł do 60 000 zł – wyjaśnia Joanna Łuksza.
Skutki nie tylko na papierze
Uznanie umowy cywilnoprawnej za stosunek pracy może oznaczać dla przedsiębiorcy szersze konsekwencje niż sama zmiana rodzaju umowy. Od tego momentu strona umowy powinna być traktowana jak pracownik etatowy, z prawami i obowiązkami wynikającymi z Kodeksu pracy. Oznacza to m.in. obowiązek rozliczania składek ZUS jak przy umowie o pracę, zapewnienia wynagrodzenia co najmniej na poziomie minimalnym, udzielania urlopu wypoczynkowego oraz stosowania przepisów o czasie pracy, przerwach i BHP.
– Skutki mogą dotyczyć nie tylko bieżącego zatrudnienia. Jeżeli umowa cywilnoprawna zostanie uznana za stosunek pracy, przedsiębiorca może zostać zobowiązany do skorygowania wcześniejszych rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym. Oznacza to konieczność prawidłowego naliczenia zaległych składek społecznych i zdrowotnych, podatku dochodowego oraz innych obowiązków publicznoprawnych związanych z zatrudnieniem pracownika – dodaje ekspertka IFIRMA.PL.
Które umowy warto sprawdzić w pierwszej kolejności?
Audyt warto rozpocząć od umów, które trwają od dłuższego czasu i dotyczą stałych, powtarzalnych zadań. Szczególnej uwagi mogą wymagać sytuacje, w których osoba współpracująca wykonuje obowiązki wyłącznie dla jednego podmiotu, korzysta z narzędzi firmy, pracuje w jej siedzibie i podlega takim samym zasadom organizacyjnym jak pracownicy etatowi.
– Przedsiębiorca powinien zacząć od porównania treści umowy z tym, jak współpraca wygląda na co dzień. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy wykonawca rzeczywiście działa samodzielnie, czy w praktyce wykonuje bieżące polecenia firmy, pracuje w wyznaczonych godzinach i miejscu oraz realizuje zadania osobiście. Warto też sprawdzić, czy ponosi odpowiedzialność za sposób wykonania zlecenia albo jego rezultat, czy może decydować o organizacji pracy i czy dokumentacja potwierdza cywilnoprawny lub biznesowy charakter współpracy. Jeżeli umowa wskazuje na niezależną współpracę, ale codzienna praktyka przypomina etat, ryzyko jej zakwestionowania rośnie – podsumowuje Joanna Łuksza.
O IFIRMA
IFIRMA to polski serwis księgowości online, który od 25 lat wspiera przedsiębiorców. Zapewnia intuicyjną aplikację do prowadzenia księgowości oraz biuro rachunkowe z osobistym księgowym. Umożliwia szybkie wystawianie faktur, kontrolę płatności, automatyczne wyliczanie podatków i składek ZUS, prowadzenie ewidencji oraz generowanie deklaracji – zgodnie z aktualnymi przepisami, w tym KSeF. Wygodę pracy zwiększają integracje z bankami, możliwość opłacania należności do urzędów bezpośrednio z aplikacji oraz przesyłanie zdjęć dokumentów. Dzięki połączeniu technologii i wsparcia doświadczonego zespołu IFIRMA upraszcza codzienne obowiązki i ułatwia bezpieczne prowadzenie biznesu.
